Secara harafiah Kai = merubah dan Zen = lebih baik. Secara sederhana pengertian Kaizen adalah usaha perbaikan berkelanjutan untuk menjadi lebih baik dari kondisi sekarang. Ada juga orang yang menyebutnya dengan istilah Kaizen Teian yang artinya: "Kaizen" berarti "perbaikan terus-menerus", sementara "teian" artinya "sistem". Jadi, kalau boleh disimpulkan Kaizen Teian artinya adalah suatu sistem organisasi/perusahaan yang komprehensif yang dilakukan dalam rangka perbaikan terus menerus untuk mencapai kondisi yang lebih baik dari hari ini, sehingga bisa membawa nafas baru dalam setiap perusahaan/organisasi. Sasaran utama dari Kaizen adalah menghilangkan pemborosan-pemborosan yang tidak memberikan nilai tambah produk/jasa dari perspektif konsumen. Pemborosan-pemborosan itu perlu dieliminir karena menimbulkan biaya-biaya yang menyebabkan berkurangnya profit. Disamping itu konsumen tidak mau menanggung biaya-biaya yang tidak perlu tersebut.
Kaizen dilakukan oleh semua lapisan karyawan, mulai dari level operator hingga top manajemen. Dua pilar utama Kaizen adalah QCC/QCP (Quality Control Circle/Project) dan SS (Suggestion System). Budaya Kaizen di sebuah organisasi/perusahaan dapat tumbuh jika ditopang oleh kedua pilar tersebut. Dan kedua pilar tersebut dibangun di atas pondasi dengan yang kita kenal sebagai Masalah. Kaizen memiliki konsep berpikir mengenai MASALAH sebagai berikut:
• Masalah adalah kumpulan sesuatu yang berharga yang memicu "ide perbaikan" tiba-tiba menjadi muncul. Biasanya kalau tidak mengalami kesulitan, maka "ide perbaikan" tidak akan muncul.
• Bila ada kesalahan segera perbaiki. Pertanyakan cara kerja yang sekarang, lebih baik memikirkan cara untuk melaksanakan perbaikan dari pada mencari alasan mengapa tidak bisa.Hindarkan alasan-alasan/teori klasik.
• Jangan mengandalkan uang untuk Kaizen, lebih baik melakukan Kaizen pekerjaan dulu dari pada equipment. Dan yang terpenting, jangan menunggu sempurna, 50% OK, segera lakukan.
• Lihat dengan mata kepala sendiri, cari penyebab sesungguhnya dengan jujur dengan menanyakan 5 kali mengapa-mengapa-mengapa-mengapa dan mengapa, sehingga akar permasalahan dapat diketahui dengan baik.
• Kaizen itu tidak terbatas, karena ruang yang paling luas di dunia ini adalah ruang untuk membuat perbaikan. Disini rumus yang digunakan adalah "dibanding 'pengetahuan' 1 orang masih lebih baik 'ide' 10orang".
•Dalam melakukan Kaizen, keselamatan dan kualitas jangan dilupakan.
Penerapan Kaizen
Dalam menerapkan Kaizen, para pemimpin perusahaan/organisasi di Jepang berpegang pada dua prinsip. Pertama, perlu proses atau cara kerja yang baik untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Dengan proses atau cara kerja demikian, kita bisa bekerja lebih cekatan (bukan bekerja lebih berat). Untuk mendapatkan proses yang baik, para pemimpin perusahaan perlu mengetahui sumber masalah-masalah, kemudian meminta ide/gagasan/solusi dari semua karyawannya. Bagaimana pun juga, merekalah yang menjalani pekerjaan sehari-hari/dekat dengan pekerjaannya. Biasanya, solusi terbaik adalah solusi yang paling sederhana, logis, dan mudah dilaksanakan. Kedua, memilih gagasan-gagasan yang bisa dilaksanakan,"mengeksekusinya",dan bersabar menunggu hasilnya.
Hasil Penerapan Kaizen
Hasil dari perbaikan terus menerus ala Kaizen tidak bisa didapatkan dalam waktu semalam. Untuk mendapatkan hasil maksimal, sebaiknya menggunakan model spesifik Kaizen yang tepat untuk perusahaan/organisasi, serta mau menjalani proses bertahap. Dalam proses itu, antara lain, para pimpinan dan manajer harus mampu menetapkan dan menjalankan suatu standar, serta mengontrol kualitas. Mereka juga harus mau mendengarkan ide/saran, berusaha memberikan feed back yang membangun, sekaligus terus memotivasi karyawannya. Para karyawan pun harus lebih aktif memikirkan pekerjaannya, bukan bekerja seperti robot.
