1. Bagaimana pengawasan sebaiknya dilakukan oleh atasan dan kapan sebaiknya pengawasan itu dilakukan.
Pengawasan sebaiknnya dilkukan oleh atasan dengan berpegang pada beberapa prinsip pengawasan , adapun prinsip-prinsip pengawasan tersebut yaitu:
1. Objektif dan menghasilkan data
Artinya pengawasan harus bersifat objektif dan harus dapat menemukan fakta-fakta tentang pelaksanaan pekerjaan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya.
2. Berpangkal tolak dari keputusan pimpinan.,
Artinya untuk dapat mengetahui dan menilai ada tidaknya kesalahan-kesalahan dan penyimpangan, pengawasan harus bertolak pangkal dari keputusan pimpinan/manajemen puncak yang tercermin dalam:
a. Tujuan yang ditetapkan;
b. Rencana kerja yang telah ditentukan;
c. Kebijaksanaan dan pedoman kerja yang telah digariskan;
d. Perintah yang telah diberikan;
e. Peraturan-peraturan yang telah ditetapkan.
3. Preventif.,
Artinya bahwa pengawasan tersebut adalah untuk menjamin tercapainya tujuan yang telah ditetapkan, yang harus efisien dan efektif, maka pengawasan harus bersifat mencegah jangan sampai terjadi kesalahan-kesalahan berkembangnya dan terulangnya kesalahan-kesalahan.
4. Bukan tujuan tetapi sarana
Artinya pengawasan tersebut hendaknya tidak dijadikan tujuan tetapi sarana untuk menjamin dan meningkatkan efisiensi dan efektifitas pencapaian tujuan organisasi.
5. Efisiensi,
Artinya pengawasan harus dilakuakn secara efisien, bukan justru menghambat efisiensi pelkaksanaan kerja
6. Apa yang salah,
Artinya pengawasan haruslah dilakukan bukanlah semata-mata mencari siapa yang salah, tetapi apa yang salah, bagaimana timbulnya dan sifat kesalahan itu.
7. Membimbing dan mendidik
Artinya “pengawasan harus bersifat membimbing dan mendidik agar pelaksana dapat meningkatkan kemampuan untuk melakukan tugas-tugas yang ditetapkan.
Pengawasan sebaiknya dilakukan pada saat karyawan memang membutuhkan pengawasan dari atasan dan dilakukan secara rutin atau kontinuitas sesuai dengan aturan organisasi atau perusahaan. Apabila kontrol yang dilakukan atasan sesuai dengan kebutuhan karyawan, dalam arti atasan melakukan pengawasan secara teratur terhadap karyawan, terutama saat karyawan bekerja, memberikan perhatian, pengarahan, dan petunjuk serta memperbaiki kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh karyawan, maka karyawan akan mempersepsi positif terhadap kontrol yang dilakukan oleh atasan sehingga dari persepsi yang positif akan menentukan perilaku karyawan dalam bekerja seperti perilaku disiplin dalam bekerja. Selain itu, Dengan kontrol yang teratur, karyawan dapat melakukan pekerjaan dengan teratur pula. Tetapi bila atasan tidak pernah melakukan kontrol dengan teratur, maka secara psikologis, karyawan akan merasa bahwa pekerjaan mereka tidak diperhatikan oleh atasan
2. Faktor-faktor yang berpengaruh terhadap pemilihan dan efektifitas dari taktik kekuasaan
1. Sejalan dengan taktik
– Taktik dari yang kerja lunak ke kerja keras.
2. Keterampilan digunakan untuk taktik
– Pengalaman lebih berhasil digunakan.
3. Menggunakan kekuasaan relatif
– Beberapa taktik lebih baik digunakan ke bawahan.
4. Type permintaan mengikat taktik
– Apakah permintaan tersebut legal?
5. Bagaimana melihat permintaan
– Apakah sesuai dengan etika?
6. Budaya Organisasi
– Dimana Budaya cenderung digunakan untuk taktik
7. Faktor Budaya spesifik setempat
– Taktik dengan nilai lokal lebih disukai dibanding yang lain.
3. Apakah politik organisasional merupakan suatu keharusan & apakah seorang manajer hidup dalam dunia politik
Politik organisasional merupakan suatu keharusan karena Politik dalam organisasi adalah sesuatu yang sulit dihindarkan tatkala organisasi terdiri atas 2 orang atau lebih. Terdapat banyak kepentingan di dalam organisasi, langkanya sumber daya, dan tarik-menarik gagasan. Seluruhnya membuat politik dalam organisasi menjadi konsekuensi logis aktivitas di dalam organisasi. Tambahan lagi, politik organisasional merupakan suatu keharusan karena menurut Fairholm, setelah menelusuri sejumlah definisi politik keorganisasian, mengambil sejumlah benang merah definisi politik keorganisasian, yang beberapa poinnya yaitu :
1. Politik keorganisasian melibatkan sejumlah proses pertukaran dengan hasil yang zero-sum (menang-kalah);
2. Politik keorganisasian adalah proses yang melibatkan perumusan sasaran politik, strategi pembuatan keputusan, dan taktik;
3. Politik keorganisasian adalah esensi dari kepemimpinan.
Seorang manajer sebenarnya hidup dalam dunia politik,contohnya saja Kemampuan untuk memanajemeni bawahan sehingga bawahan dapat menghasilkan pekerjaan yang bermutu, memerlukan usaha "politis" dan dalam beberapa hal merupakan ciri seorang politikus dan manajer yang sejati. Manajer yang dapat menggabungkan dengan baik dengan yang buruk, yang bersedia berunding dan mengadakan kompromi, yang dapat menghadapi dengan sabar serangan-serangan yang tak terkendali, yang telah memperlihatkan kemampuannya dalam merangsang setiap orang untuk menampilkan yang terbaik, dan yang tetap berproduksi apa pun halangannya - orang macam inilah yang selalu dicari oleh manajemen puncak. Jika manajer dapat mencapai kualitas itu setingkat lebih tinggi, besar kemungkinannya bahwa ia akan dapat mencapai karier setingkat lebih tinggi dalam organisasi. Bawahan yang taat dan percaya tidak hanya akan mendukung manajer mereka melalui produksi, tetapi juga akan memberikan sumber keterangan intern terus-menerus melalui komunikasi ke atas yang semakin banyak dan semakin baik kepada manajer mereka.
Contoh lain seorang menajer berpolitik dimana Manajer yang cerdik tahu bahwa ia perlu memupuk persekutuan dengan manajer-manajer di bagain lain yang setingkat dengan dia. Tujuan utamanya adalah menciptakan suatu jaringan yang berfungsi sebagai pengumpul keterangan atau sebagai suatu sarana pendukung. Dengan menyadap sumber-sumber ini setiap hari atau setiap minggu, dia dapat mengumpulkan informasi tentang berbagai bagian organisasi dan dengan demikian memperoleh laporan lengkap tentang pemikiran dan tindakan eksekutif. Dengan keterangan ini pula, dia dapat mengantisipasi keputusan dan kemungkinan tindakan di masa depan sehubungan dengan dirinya.
4. Unsur proses komunikasi, yaitu:
Pengirim
Merupakan pihak yang berinisiatif atau mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi. Pengirim boleh jadi seorang individu, kelompok, organisasi, perusahaan atau bahkan suatu negara. Kebutuhannya bervariasi, mulai dari sekedar mengucapkan “selamat pagi” untuk memelihara hubungan yang sudah dibangun, menyampaikan informasi, menghibur, hingga kebutuhan untuk mengubah ideologi, keyakinan agama dan perilaku pihak lain.
Encoding/Penyandian
Untuk menyampaikan apa yang ada dalam hatinya (perasaan) atau dalam kepalanya (pikiran),pengirim pesan harus mengubah perasaan atau pikiran tersebut ke dalam seperangkat simbol verbal dan atau nonverbal yang idealnya dipahami oleh penerima pesan. Proses inilah yang disebut penyandian (encoding).
Pesan
Merupakan apa yang dikomunikasikan oleh sumber kepada penerima. Pesan merupakan seperangkat simbol verbal dan atau nonverbal yang mewakili perasaan, nilai, gagasan atau maksud pengirim pesan.
Saluran
Saluran atau media, yakni alat atau wahana yang digunakan sumber untuk menyampaikan pesannya kepada penerima. Saluran boleh jadi merujuk pada bentuk pesan yang disampaikan kepada penerima, apakah saluran verbal atau saluran nonverbal.
Penerima
Sering juga disebut sasaran atau tujuan (destination), komunikate (communicatee), penyandi-balik (decoder) atau khalayak (audience), pendengar (listener), penafsir (interpreter), yakni orang yang menerima pesan dari sumber atau pengirim pesan.
Penafsiran
Rujukan, nilai, pengetahuan, persepsi, pola pikir dan perasaan, dari pengirim pesan yang diterima penerima berupa seperangkat simbol verbal dan atau nonverbal yang kemudian diterjemahkan atau ditafsirkan oleh penerima tersebut menjadi gagasan yang dapat ia pahami.
Penerimaan umpan balik
Yakni apa yang terjadi pada penerima setelah ia menerima pesan tersebut, misalnya penambahan pengetahuan (dari tidak tahu menjadi tahu), terhibur, perubahan sikap (dari tidak setuju menjadi setuju), perubahan keyakinan, perubahan perilaku (dari tidak bersedia membeli barang yang ditawarkan menjadi bersedia membelinya, atau dari tidak bersedia memilih partai politik tertentu menjadi bersedia memilihnya dalam pemilu), dan sebagainya. Singkat kata umpan balik merupakan tindakan sipenerima pesan sesuai dengan pesan yang telah diterimanya.
5. syarat-syarat apa yang harus dipenuhi untuk menjadi pemimpin masa depan
Syarat-syarat pemimpin masa depan, menurut Stephen R. Covey (dalam Adi Sujatno, 2006) Principle Centered Leadership terdiri dari :
1). Belajar terus menerus, mereka membaca, berlatih, dan mendengarkan masukan
2). Berorientasi pada pelayanan, mereka melihat hidup sebagai suatu misi dan tidak hanya sebagai suatu karir;
3). Memancarkan energi positif, mereka optimistis, positif, dan modern;
4). Mempercayai orang lain, mereka tidak tidak berekasi berlebihan pada perilaku negatif, kritik dan kelemahan;
5). Hidup seimbang, mereka memperhatian keseimbangan jasmani dan rohani, antara yang tradisionil dan yang modern;
6). Melihat hidup sebagai petualangan, mereka menghargai hidup di luar kenyamanan;
7). Sinergistik, mereka memilih untuk memfokuskan diri pada kepentingan orang lain dan mampu membina energi-energi yang dimiliki organisasi; dan
8). Melaksanakan pembaharuan diri, mereka memiliki karakter yang kuat dan sehat, serta berdisiplin tinggi.
Sedangkan menurut Bernardine R. Wirjana (2002) prinsip-prinsip yang harus dipenuhi adalah :
1). Mengerti diri sendiri dan selalu berbuat untuk perbaikan diri sendiri;
2). Menguasai keahlian teknis;
3). Mempunyai tanggung jawab dan bertanggung jawab;
4). Mengambil keputusan yang matang dan tepat waktu;
5). Menjadi peran/role model bagi karyawannya;
6). Mengenal karyawan dan memperhatiakan kesejahteraannya;
7). Membuat anggota selalu mendapat informasi yang mereka perlukan;
8). Menumbuhkan rasa tanggung jawab;
9). Menjamin bahwa tugas-tugas dapat dimengerti;
10). Melatih anggota-anggota sebagai tim;
11). Menggunakan sepenuhnya kapabilitas organisasi.
Pengawasan sebaiknnya dilkukan oleh atasan dengan berpegang pada beberapa prinsip pengawasan , adapun prinsip-prinsip pengawasan tersebut yaitu:
1. Objektif dan menghasilkan data
Artinya pengawasan harus bersifat objektif dan harus dapat menemukan fakta-fakta tentang pelaksanaan pekerjaan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya.
2. Berpangkal tolak dari keputusan pimpinan.,
Artinya untuk dapat mengetahui dan menilai ada tidaknya kesalahan-kesalahan dan penyimpangan, pengawasan harus bertolak pangkal dari keputusan pimpinan/manajemen puncak yang tercermin dalam:
a. Tujuan yang ditetapkan;
b. Rencana kerja yang telah ditentukan;
c. Kebijaksanaan dan pedoman kerja yang telah digariskan;
d. Perintah yang telah diberikan;
e. Peraturan-peraturan yang telah ditetapkan.
3. Preventif.,
Artinya bahwa pengawasan tersebut adalah untuk menjamin tercapainya tujuan yang telah ditetapkan, yang harus efisien dan efektif, maka pengawasan harus bersifat mencegah jangan sampai terjadi kesalahan-kesalahan berkembangnya dan terulangnya kesalahan-kesalahan.
4. Bukan tujuan tetapi sarana
Artinya pengawasan tersebut hendaknya tidak dijadikan tujuan tetapi sarana untuk menjamin dan meningkatkan efisiensi dan efektifitas pencapaian tujuan organisasi.
5. Efisiensi,
Artinya pengawasan harus dilakuakn secara efisien, bukan justru menghambat efisiensi pelkaksanaan kerja
6. Apa yang salah,
Artinya pengawasan haruslah dilakukan bukanlah semata-mata mencari siapa yang salah, tetapi apa yang salah, bagaimana timbulnya dan sifat kesalahan itu.
7. Membimbing dan mendidik
Artinya “pengawasan harus bersifat membimbing dan mendidik agar pelaksana dapat meningkatkan kemampuan untuk melakukan tugas-tugas yang ditetapkan.
Pengawasan sebaiknya dilakukan pada saat karyawan memang membutuhkan pengawasan dari atasan dan dilakukan secara rutin atau kontinuitas sesuai dengan aturan organisasi atau perusahaan. Apabila kontrol yang dilakukan atasan sesuai dengan kebutuhan karyawan, dalam arti atasan melakukan pengawasan secara teratur terhadap karyawan, terutama saat karyawan bekerja, memberikan perhatian, pengarahan, dan petunjuk serta memperbaiki kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh karyawan, maka karyawan akan mempersepsi positif terhadap kontrol yang dilakukan oleh atasan sehingga dari persepsi yang positif akan menentukan perilaku karyawan dalam bekerja seperti perilaku disiplin dalam bekerja. Selain itu, Dengan kontrol yang teratur, karyawan dapat melakukan pekerjaan dengan teratur pula. Tetapi bila atasan tidak pernah melakukan kontrol dengan teratur, maka secara psikologis, karyawan akan merasa bahwa pekerjaan mereka tidak diperhatikan oleh atasan
2. Faktor-faktor yang berpengaruh terhadap pemilihan dan efektifitas dari taktik kekuasaan
1. Sejalan dengan taktik
– Taktik dari yang kerja lunak ke kerja keras.
2. Keterampilan digunakan untuk taktik
– Pengalaman lebih berhasil digunakan.
3. Menggunakan kekuasaan relatif
– Beberapa taktik lebih baik digunakan ke bawahan.
4. Type permintaan mengikat taktik
– Apakah permintaan tersebut legal?
5. Bagaimana melihat permintaan
– Apakah sesuai dengan etika?
6. Budaya Organisasi
– Dimana Budaya cenderung digunakan untuk taktik
7. Faktor Budaya spesifik setempat
– Taktik dengan nilai lokal lebih disukai dibanding yang lain.
3. Apakah politik organisasional merupakan suatu keharusan & apakah seorang manajer hidup dalam dunia politik
Politik organisasional merupakan suatu keharusan karena Politik dalam organisasi adalah sesuatu yang sulit dihindarkan tatkala organisasi terdiri atas 2 orang atau lebih. Terdapat banyak kepentingan di dalam organisasi, langkanya sumber daya, dan tarik-menarik gagasan. Seluruhnya membuat politik dalam organisasi menjadi konsekuensi logis aktivitas di dalam organisasi. Tambahan lagi, politik organisasional merupakan suatu keharusan karena menurut Fairholm, setelah menelusuri sejumlah definisi politik keorganisasian, mengambil sejumlah benang merah definisi politik keorganisasian, yang beberapa poinnya yaitu :
1. Politik keorganisasian melibatkan sejumlah proses pertukaran dengan hasil yang zero-sum (menang-kalah);
2. Politik keorganisasian adalah proses yang melibatkan perumusan sasaran politik, strategi pembuatan keputusan, dan taktik;
3. Politik keorganisasian adalah esensi dari kepemimpinan.
Seorang manajer sebenarnya hidup dalam dunia politik,contohnya saja Kemampuan untuk memanajemeni bawahan sehingga bawahan dapat menghasilkan pekerjaan yang bermutu, memerlukan usaha "politis" dan dalam beberapa hal merupakan ciri seorang politikus dan manajer yang sejati. Manajer yang dapat menggabungkan dengan baik dengan yang buruk, yang bersedia berunding dan mengadakan kompromi, yang dapat menghadapi dengan sabar serangan-serangan yang tak terkendali, yang telah memperlihatkan kemampuannya dalam merangsang setiap orang untuk menampilkan yang terbaik, dan yang tetap berproduksi apa pun halangannya - orang macam inilah yang selalu dicari oleh manajemen puncak. Jika manajer dapat mencapai kualitas itu setingkat lebih tinggi, besar kemungkinannya bahwa ia akan dapat mencapai karier setingkat lebih tinggi dalam organisasi. Bawahan yang taat dan percaya tidak hanya akan mendukung manajer mereka melalui produksi, tetapi juga akan memberikan sumber keterangan intern terus-menerus melalui komunikasi ke atas yang semakin banyak dan semakin baik kepada manajer mereka.
Contoh lain seorang menajer berpolitik dimana Manajer yang cerdik tahu bahwa ia perlu memupuk persekutuan dengan manajer-manajer di bagain lain yang setingkat dengan dia. Tujuan utamanya adalah menciptakan suatu jaringan yang berfungsi sebagai pengumpul keterangan atau sebagai suatu sarana pendukung. Dengan menyadap sumber-sumber ini setiap hari atau setiap minggu, dia dapat mengumpulkan informasi tentang berbagai bagian organisasi dan dengan demikian memperoleh laporan lengkap tentang pemikiran dan tindakan eksekutif. Dengan keterangan ini pula, dia dapat mengantisipasi keputusan dan kemungkinan tindakan di masa depan sehubungan dengan dirinya.
4. Unsur proses komunikasi, yaitu:
Pengirim
Merupakan pihak yang berinisiatif atau mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi. Pengirim boleh jadi seorang individu, kelompok, organisasi, perusahaan atau bahkan suatu negara. Kebutuhannya bervariasi, mulai dari sekedar mengucapkan “selamat pagi” untuk memelihara hubungan yang sudah dibangun, menyampaikan informasi, menghibur, hingga kebutuhan untuk mengubah ideologi, keyakinan agama dan perilaku pihak lain.
Encoding/Penyandian
Untuk menyampaikan apa yang ada dalam hatinya (perasaan) atau dalam kepalanya (pikiran),pengirim pesan harus mengubah perasaan atau pikiran tersebut ke dalam seperangkat simbol verbal dan atau nonverbal yang idealnya dipahami oleh penerima pesan. Proses inilah yang disebut penyandian (encoding).
Pesan
Merupakan apa yang dikomunikasikan oleh sumber kepada penerima. Pesan merupakan seperangkat simbol verbal dan atau nonverbal yang mewakili perasaan, nilai, gagasan atau maksud pengirim pesan.
Saluran
Saluran atau media, yakni alat atau wahana yang digunakan sumber untuk menyampaikan pesannya kepada penerima. Saluran boleh jadi merujuk pada bentuk pesan yang disampaikan kepada penerima, apakah saluran verbal atau saluran nonverbal.
Penerima
Sering juga disebut sasaran atau tujuan (destination), komunikate (communicatee), penyandi-balik (decoder) atau khalayak (audience), pendengar (listener), penafsir (interpreter), yakni orang yang menerima pesan dari sumber atau pengirim pesan.
Penafsiran
Rujukan, nilai, pengetahuan, persepsi, pola pikir dan perasaan, dari pengirim pesan yang diterima penerima berupa seperangkat simbol verbal dan atau nonverbal yang kemudian diterjemahkan atau ditafsirkan oleh penerima tersebut menjadi gagasan yang dapat ia pahami.
Penerimaan umpan balik
Yakni apa yang terjadi pada penerima setelah ia menerima pesan tersebut, misalnya penambahan pengetahuan (dari tidak tahu menjadi tahu), terhibur, perubahan sikap (dari tidak setuju menjadi setuju), perubahan keyakinan, perubahan perilaku (dari tidak bersedia membeli barang yang ditawarkan menjadi bersedia membelinya, atau dari tidak bersedia memilih partai politik tertentu menjadi bersedia memilihnya dalam pemilu), dan sebagainya. Singkat kata umpan balik merupakan tindakan sipenerima pesan sesuai dengan pesan yang telah diterimanya.
5. syarat-syarat apa yang harus dipenuhi untuk menjadi pemimpin masa depan
Syarat-syarat pemimpin masa depan, menurut Stephen R. Covey (dalam Adi Sujatno, 2006) Principle Centered Leadership terdiri dari :
1). Belajar terus menerus, mereka membaca, berlatih, dan mendengarkan masukan
2). Berorientasi pada pelayanan, mereka melihat hidup sebagai suatu misi dan tidak hanya sebagai suatu karir;
3). Memancarkan energi positif, mereka optimistis, positif, dan modern;
4). Mempercayai orang lain, mereka tidak tidak berekasi berlebihan pada perilaku negatif, kritik dan kelemahan;
5). Hidup seimbang, mereka memperhatian keseimbangan jasmani dan rohani, antara yang tradisionil dan yang modern;
6). Melihat hidup sebagai petualangan, mereka menghargai hidup di luar kenyamanan;
7). Sinergistik, mereka memilih untuk memfokuskan diri pada kepentingan orang lain dan mampu membina energi-energi yang dimiliki organisasi; dan
8). Melaksanakan pembaharuan diri, mereka memiliki karakter yang kuat dan sehat, serta berdisiplin tinggi.
Sedangkan menurut Bernardine R. Wirjana (2002) prinsip-prinsip yang harus dipenuhi adalah :
1). Mengerti diri sendiri dan selalu berbuat untuk perbaikan diri sendiri;
2). Menguasai keahlian teknis;
3). Mempunyai tanggung jawab dan bertanggung jawab;
4). Mengambil keputusan yang matang dan tepat waktu;
5). Menjadi peran/role model bagi karyawannya;
6). Mengenal karyawan dan memperhatiakan kesejahteraannya;
7). Membuat anggota selalu mendapat informasi yang mereka perlukan;
8). Menumbuhkan rasa tanggung jawab;
9). Menjamin bahwa tugas-tugas dapat dimengerti;
10). Melatih anggota-anggota sebagai tim;
11). Menggunakan sepenuhnya kapabilitas organisasi.
